2021-21 januari: Bijeenkomst ’Hoe organiseer ik een goede (en leuke) Zoom-bijeenkomst
Annemieke Mintjes neemt ons mee in alle tools van Zoom.
Annemieke Mintjes laat als trainer op 21 januari 2021 een mooi aantal van 17 deelnemers OKH-leden binnen in de meeting ‘Hoe organiseer ik een goede (en leuke) Zoom-bijeenkomst’.
Annemieke is naast bestuurslid van de OKH in het dagelijks leven facilitator en mede-eigenaar van Gelukwerkt.frl. Als facilitator ondersteunt ze dagelijks organisaties bij het organiseren van bijeenkomsten om groepen op een slagvaardige manier te laten werken. Settings die tegenwoordig, anders dan voorheen, alleen maar digitaal plaatsvinden. Vanavond deelt ze haar expertise met de leden van de OKH.
‘Ik heb de coronatijd gebruikt om in online tools te investeren’
Ze introduceert zich met ‘Ik ben al 18 jaar zelfstandig ondernemer, maar in maart vorig jaar ben ik echt geschrokken van de effecten van de coronacrisis op mijn werk. Ik heb de coronatijd gebruikt om, nóg meer dan voorheen, in online tools te investeren’. Daar plukt ze nu de vruchten van.
Na de introductie over wat er vanavond op het programma staat, krijgen we op het scherm een serie kaartjes van Brainfuel te zien. Teksten als ‘Patatje oorlog’, ‘Donald Trump of ‘Zweep’. Aan welk woord denk je als eerste in coronatijd en deel dit via de chat. Er ontstaat meteen interactie en zo kan iedereen oefenen met de chatfunctie. Een tip van Annemieke is om de deelnemers het antwoord op chatvragen waarin een mening wordt gevraagd, tegelijk te laten verzenden op het moment dat je als moderator aangeeft. Op deze manier wordt de meningsvorming van de afzonderlijke deelnemer niet beïnvloed. Een testvraag voor ons is ‘Wat is voor jullie het belangrijkste verschil tussen een online en een fysieke bijeenkomst?’ De chat stroomt in één keer vol met antwoorden als ‘het missen van focus’ tot ‘de interactie is zo verschillend!’.
Een handige tool om een goede interactie binnen een groep én om de focus van de deelnemers te houden, is de pollfunctie. De deelnemers wordt gevraagd hun laatste online bijeenkomst te waarderen met een cijfer van 1 t/m 10. Via de poll komt een 3 binnen, die te wijten is aan een ellenlange bijeenkomst waarbij het vreselijk veel moeite kostte om de aandacht erbij te houden. ‘Bij een goede online bijeenkomst, waarbij iedereen actief en gefocust blijft, moet je als host regelmatig, maximaal één keer per 7 of 10 minuten, een actie doen, handje opsteken of een poll’, zo luidt de tip van Annemieke.
‘Gebruik het one-two-four-all-principe’
‘Verder is het belangrijk om, als er gebrainstormd of besluiten moeten worden genomen, te zorgen dat iedereen aan bod komt. Dat kan met we het one-two-four-all-principe’. De praktijk wijst uit dat het heel goed werkt om je eerst alleen, daarna met z’n tweeën, vervolgens met z’n vieren over een bepaald onderwerp te buigen en dan pas alles samen te laten komen in de complete groep. ‘Ik sta altijd versteld van de effectiviteit van dit (eenvoudig te managen) principe waarbij ideeën op een leuke manier gefilterd worden’.
Iedereen is vervolgens erg nieuwsgierig naar hoe je als host de break-outrooms organiseert. Daarom maakt Annemieke iedereen even co-host. Omdat er altijd mensen zijn die graag de regie overnemen, zitten we voor we het in de gaten hebben, in een break-outroom. Dat blijkt wel weer een ideale setting om even een ‘kleiner gesprek’ te hebben. Aan Annemieke de schone taak om iedereen weer terug te halen in de plenaire meeting.
‘Eigenlijk is het met al dit soort nieuwe situaties’ zo zegt Annemieke ‘MESSy is the new mode, oftewel er gaat altijd wat mis, Accepteer dat gewoon. Want door vooruit te struikelen, dus veel te oefenen en veel hindernissen te nemen, word je wijs’.
Aan het einde van deze leerzame en vooral leuke Zoom-bijeenkomst, heeft ze nog een aantal gouden tips voor ons.
- Structuur en proces van de bijeenkomst: denk aan een goede opbouw en houd de regie.
- Flow en energie van de deelnemers: houd de deelnemers bij de spreekwoordelijke (digitale) les.
- Kijk uit voor het gebruik van teveel tools: gebruik alleen de tools die je nodig hebt.
Mural, het digitale whiteboard om ‘geeltjes te plakken
Tot slot maken we nog even kennis met Mural, een programma om digitaal met een groep over een onderwerp te brainstormen. Stel je het voor als een groot digitaal whiteboard waarbij we allerlei ‘geeltjes’ konden plakken, teksten en symbolen invoegen en bewerken. Al met al een leerzame en genoeglijke avond!
